社内向けの休暇メール、どう書く?理由は不要、お詫びの言葉も不要。休暇をとってリフレッシュ!

夏休みや年末年始に向けて、休暇の計画を立てるのは楽しい!

でも、ちょっと億劫なのが、上司や同僚への休暇連絡メール。

共有カレンダーやシステム上で申請済みでも、メールで職場内に事前連絡を推奨する職場は結構あるみたい。

ウチの職場もそうなんです。

社内向けの休暇メールは、どう書くのがスマートなのかな。ベテラン女子社員3人で語り合いました!

休暇メールの文例はこちら

あれこれ話した末に、まとまった案はこちら。

  • タイトル:△△(名前)休暇予定
  • 関係各位
  • ○○部○○課の△△(名前)です。
  • 下記のように休暇を取得いたします。
  • X月X日(X曜日)- X月Y日(Y曜日)
  • よろしくお願いいたします。

これだけ。シンプル!

理由を書く必要なし!

まずは有給休暇の基本をおさらい。

ちょっと堅苦しいけど、有給休暇は労働基準法で定められている「労働者の権利」。

有給休暇は「会社の承認により与える」という性格のものではなく、従業員が取得したい前日までに指定すれば、無条件で与えられるものです。ただし(中略)事業の正常な運営を妨げることになる場合は、別の日に取得するよう求めることができます(時季変更権)。

しかし、時期変更権を行使するための条件は極めて限定されており、単に「多忙だから」「代わりの従業員がいないから」という理由だけでは認められません。会社は有給休暇の使い道を指定することはできません。

しっかりマスター「労働基準法 -有給休暇編-」東京労働局

「休暇の理由はメールに書く必要ないよ。私は『私用により有給を取得します』以上!」

「育児や介護のためでも、リフレッシュのためでも、同じ有給休暇だものね。小さいお子さんがいる人たちは、つい『子供の学校行事があるので』とか書きがちだけど、それもいらないと思うよ。」

「そうそう。だったら『私用により』もいらないんじゃない?」

「考えてみればそうかも!『X月X日休暇を取得いたします』だけでいいよね」

お詫びの言葉も不要。書くと副作用があるかも!?

「昔は、文末に『休暇中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします』って深く考えずに書いてたけど、もうだいぶ前にやめちゃった。だって必要な人には休暇中の引き継ぎもしてるし、特に誰にも迷惑かけてないもん」

「ご迷惑、とか書いちゃうと、休暇イコール迷惑、っていう感じがしちゃうじゃない。それこそ育児や介護、いろんな事情で休む人もいるんだから、あえてお詫びの言葉は書かない方がいいよね」

「ネットで『休暇メール、文例』とかで検索すると、お詫びの言葉を添えましょう、って書いてある記事もあるのよ。でも、よ〜く読むと、社外向けの休暇メールなの。社内は必要ない!

「休暇中にまさかの緊急事態発生で、同僚に迷惑かけたとしても、普通お詫びは事後だよね」

休暇メールに対する上司の返事

「休暇メール出すと、上司から毎回同じ返事がくるのよね」

「え、なんて?」

「『共有カレンダーに書き込みの上、業務に支障がないよう関係者にきちんと連絡しておいてください』って、毎回。カレンダー書き込みもしてるし、連絡もしてるのに。それでみんなすご〜くイヤな気持ちになっちゃうの」

「それってあんまり良くないね。休暇の取得をためらっちゃう人もいるかも」

「昭和の感覚だよね。どうしたらいいのかなあ」

「上司の上司に相談してみたら?」

「あ、その手があるか。ちょっと話してみよう」

誰にとっても大切な有給休暇

休みたくても休めない人も、いろんな事情で休まなければならない人もいるけれど、働く誰にとっても有給休暇は大切な機会。

名前の通り、給料の一部なんだから遠慮せず、工夫して、しっかり取得するのがいいよね。

リフレッシュできれば、また明日から頑張れる!

あ〜、働きバチだった過去の自分にも言ってあげたいな。

勤続30年超のワタクシも、ここ数年やっと、有給休暇の全消化を達成したところです。

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