社内向けの休暇メール、どう書く？理由は不要、お詫びの言葉も不要。休暇をとってリフレッシュ！
夏休みや年末年始に向けて、休暇の計画を立てるのは楽しい！
でも、ちょっと億劫なのが、上司や同僚への休暇連絡メール。
共有カレンダーやシステム上で申請済みでも、メールで職場内に事前連絡を推奨する職場は結構あるみたい。
ウチの職場もそうなんです。
社内向けの休暇メールは、どう書くのがスマートなのかな。ベテラン女子社員3人で語り合いました！
休暇メールの文例はこちら
あれこれ話した末に、まとまった案はこちら。
- タイトル：△△（名前）休暇予定
- 関係各位
- ○○部○○課の△△（名前）です。
- 下記のように休暇を取得いたします。
- X月X日（X曜日）- X月Y日（Y曜日）
- よろしくお願いいたします。
これだけ。シンプル！
理由を書く必要なし！
まずは有給休暇の基本をおさらい。
ちょっと堅苦しいけど、有給休暇は労働基準法で定められている「労働者の権利」。
有給休暇は「会社の承認により与える」という性格のものではなく、従業員が取得したい前日までに指定すれば、無条件で与えられるものです。ただし（中略）事業の正常な運営を妨げることになる場合は、別の日に取得するよう求めることができます（時季変更権）。
しかし、時期変更権を行使するための条件は極めて限定されており、単に「多忙だから」「代わりの従業員がいないから」という理由だけでは認められません。会社は有給休暇の使い道を指定することはできません。
しっかりマスター「労働基準法 -有給休暇編-」東京労働局
「休暇の理由はメールに書く必要ないよ。私は『私用により有給を取得します』以上！」
「育児や介護のためでも、リフレッシュのためでも、同じ有給休暇だものね。小さいお子さんがいる人たちは、つい『子供の学校行事があるので』とか書きがちだけど、それもいらないと思うよ。」
「そうそう。だったら『私用により』もいらないんじゃない？」
「考えてみればそうかも！『X月X日休暇を取得いたします』だけでいいよね」
お詫びの言葉も不要。書くと副作用があるかも！？
「昔は、文末に『休暇中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします』って深く考えずに書いてたけど、もうだいぶ前にやめちゃった。だって必要な人には休暇中の引き継ぎもしてるし、特に誰にも迷惑かけてないもん」
「ご迷惑、とか書いちゃうと、休暇イコール迷惑、っていう感じがしちゃうじゃない。それこそ育児や介護、いろんな事情で休む人もいるんだから、あえてお詫びの言葉は書かない方がいいよね」
「ネットで『休暇メール、文例』とかで検索すると、お詫びの言葉を添えましょう、って書いてある記事もあるのよ。でも、よ〜く読むと、社外向けの休暇メールなの。社内は必要ない！」
「休暇中にまさかの緊急事態発生で、同僚に迷惑かけたとしても、普通お詫びは事後だよね」
休暇メールに対する上司の返事
「休暇メール出すと、上司から毎回同じ返事がくるのよね」
「え、なんて？」
「『共有カレンダーに書き込みの上、業務に支障がないよう関係者にきちんと連絡しておいてください』って、毎回。カレンダー書き込みもしてるし、連絡もしてるのに。それでみんなすご〜くイヤな気持ちになっちゃうの」
「それってあんまり良くないね。休暇の取得をためらっちゃう人もいるかも」
「昭和の感覚だよね。どうしたらいいのかなあ」
「上司の上司に相談してみたら？」
「あ、その手があるか。ちょっと話してみよう」
誰にとっても大切な有給休暇
休みたくても休めない人も、いろんな事情で休まなければならない人もいるけれど、働く誰にとっても有給休暇は大切な機会。
名前の通り、給料の一部なんだから遠慮せず、工夫して、しっかり取得するのがいいよね。
そして、少しでもリフレッシュできれば、また明日から頑張れる！
あ〜、働きバチだった過去の自分にも言ってあげたいな。
勤続30年超のワタクシも、ここ数年やっと、有給休暇の全消化を初めて達成したところです。
